Un formulario web es una herramienta muy poderosa para captar información de los visitantes de tu sitio. Puedes utilizarlo para facilitar la vida de tus visitantes, para pedir datos especificos o para estructurar las peticiones y mejorar los tiempos de respuesta. Personalmente creo que todo sitio web debe incorporar varios formularios que le permitan conocer e interactuar con sus visitantes.
Hace algunos años la única forma de crear formularios era usando HTML, que es el lenguaje en que están hechas las páginas web. Afortunadamente hoy en día existen varias formas de hacerlos directamente desde tu navegador.
La mayoría de estos servicios te permite crear un formulario y te dan las instrucciones para insertarlo en tu sitio web o compartirlo con otras personas. El procedimiento es más o menos parecido:
Te registras
Diseñas tu formulario o escoges uno prediseñado
Cambias algunos detalles de la apariencia
Públicas tu formulario y obtienes un enlace único para compartirlo
Las diferencias se presentan en las funcionalidades que ofrecen, la complejidad para usarlo y, lo que yo consideró más importante, lo que puedes hacer con los datos que recoges.
Al principio de los tiempos (digamos hace 10 años internet) lo más popular eran formularios que tomaban los datos y los convertían en correo electrónico. Aunque hoy en día es un excelente medio para recibir notificaciones, lo más conveniente es que los datos queden almacenados en un sitio donde sea sencillo utilizarlos.
De mi experiencia estos 5 servicios son los que ofrecen el mejor balance entre funcionalidad, costo y complejidad.
Google docs
Con Google docs puedes crear formularios de una manera bien sencilla y rápida. Si tienes una cuenta de correo gmail ya tienes el usuario para poder entrar. Me gusta la simplicidad para crear los formularios. Puedes hacerlo directamente desde una hoja de cálculo de Google Docs, o puedes crear un formulario “solitario” directamente.
Para almacenar la información puedes hacerlo en una hoja de cálculo o guardarlas directamente en el formulario. A mí particularmente me parece que sólo tiene sentido almacenarlo en una hoja de cálculo. Cada vez que se llena el formulario, se agrega una fila a la hoja de cálculo y ahí puedes trabajar directamente los datos que recopilas. Si escoges la segunda opción no tienes chance de ver cada respuesta individualmente, sólo puedes ver estadísticas agrupadas, o descargarlas como un archivo de texto (CSV).
El formulario que se genera se ve bien en computadores, celulares y tabletas. Puedes cambiar algunas cosas de la apariencia como el background o la foto de encabezado. Los tipos de campos que puedes agregar cubren las necesidades básicas.
Una funcionalidad bien práctica para encuestas, es que puedes tener formularios con múltiples páginas y luego redirigir a los usuarios a páginas específicas dependiendo de alguna respuesta. Es decir, que puedes hacer cosas como enviarlo a la página de “Datos de Hijos” sólo si respondió que tiene hijos.
Me parece que esta solución es muy buena para levantar información rápidamente, especialmente cuando esperas pocas respuestas. Como yo lo veo es una forma muy rápida de llenar una hoja de cálculo entre varias personas. Para hacer validaciones más elaboradas o conectar esta información con otros datos creo que se queda corta.
Por ejemplo, si quieres enviar informaciones para una reunión y tener las respuestas en una hoja de cálculo es perfecto. Pero si quieres manejar las citas de un consultorio médico no da muchas opciones, y puedes terminar haciendo más retrabajo que lo que ganas. Incluso he visto algunas personas que lo utilizan para administrar su lista de correos lo cuál me parece bastante incómodo
Una ventaja importante es que es completamente Gratis. Tiene documentación en inglés y español.
Zoho Creator
Zoho ofrece una suite de aplicaciones que incluye Procesador de Palabras, Hojas de Cálculo, CRM y otras 30 aplicaciones. El manejo de formularios lo ofrecen una solución llamada “Zoho Creator”. Desde mi punto de vista, esta es solución más completa y compleja en la lista.
La idea es que te permiten hacer una “aplicación en minutos”. Es decir, que puedes hacer tu propio programa de base de datos, diseñando desde el formulario hasta las reglas de programación. La aplicación que creas se conecta con las otras aplicaciones de Zoho y también con otros servicios en línea.
Puedes crear un formulario arrastrando los campos y configurando las validaciones. La cosa se complica un poco si quieres tomar en cuenta algunas decisiones basados en la data. Aquí debes interactuar directamente con un lenguaje de programación.
Ofrece limitadas opciones para cambiar la apariencia del formulario; casi que debes quedarte con el diseño original. Si te gusta la programación o tienes otros programas de Zoho, esta opción definitivamente es muy buena. Me gusta mucho la forma en que resuelven los tipos de campos, y te ofrecen cosas como Sub-Formularios, que te permiten hacer módulos con grupos de campos. Tienen incluso la opción de hacer campos con fórmulas que puedes definir directamente con código de programación.
Una opción muy interesante es que puedes configurar formularios para que sólo puedan llenarlos usuarios autorizados. Si además tienes el CRM con Zoho, puedes integrarlos con la data de tus clientes.
Para aplicaciones complejas definitivamente esta es una opción a considerar. Más aún si tienes otros programas con ellos. El soporte y la documentación está sólo en inglés.
Tienen un plan free que incluye 3 apps, y hasta 1.000 registros. A partir de ahí los planes van desde 25$ mensuales hasta 175$.
Jotform
En este sitio van directo al grano; la página del home es realmente el editor que te permite crear y administrar formularios. El diseñador es bastante sencillo y te permite agregar los campos directamente con el mouse. Tienen el set de campos básico, pero también ofrecen unos bien interesantes para encuestas. Ahí tienen campos como el “start rating” o la matrix que son muy útiles para encuestas.
Una funcionalidad muy interesante es que tienen apps para iPhone y Android para que puedas administrar las respuestas directamente desde el celular. Realmente dónde más fortalezas tiene Jotform es en el ecosistema de aplicaciones que han creado para conectarse con jotform. Actualmente tiene más de 100 aplicaciones que van desde un plugin para wordpress, hasta compras en línea, pasando por una aplicación que “dicta” los campos. Entre estas aplicaciones se encuentran integración con las aplicaciones más populares en línea.
Para administrar los datos que recoges, debes ingresar a la aplicación de Jotform. También ofrecen un montón de integraciones que te permiten almacenar la data en otros sitios como Dropbox, o incluso Zoho CRM.
Al igual que Wufoo, Jotform sólo ofrece el servicio de formularios, por que lo que cualquier otra funcionalidad debes realizar integraciones. Estas integraciones son sencillas de hacer, pero en algunos casos pueden presentar un grado adicional de complejidad.
Creo que para formularios sencillos es muy bueno, sobre todo por las opciones que te permite de integración. En la parte del diseño no es de mis preferidos. Creo que le pesa un poco el tiempo que tienen y que hace que la interface se vea un poco “old fashion”.
Jotform ofrece el servicio en inglés y español. Hicieron muy trabajo traduciendo la aplicación.
Ofrecen una modalidad gratuita que permite formularios, campos y reportes ilimitados, pero pone un límite de 100 respuestas al mes. Despues de ahi van desde 9.95$ hasta 49.95$.
Wufoo
Estos amigos fueron pioneros en ofrecer el servicio de formularios para personas sin conocimientos técnicos. Tienen una interface muy intuitiva que te permite arrastrar-y-soltar los campos e ir armando tu formulario en línea. Ofrecen una gran variedad de tipos de campos, y puedes establecer reglas de validación para cada campo.
Ofrecen opciones bastante completas para modificar la apariencia: colores, tipos de letra, background, ayudas, etc. Para administrar los datos que recopilas debes entrar a su aplicación y administrarlos desde ahí. Han hecho un excelente trabajo para integrarse con otros sistemas en línea, y te permiten publicar el formulario en Facebook, blogs, correos o tu sitio web.
Tienen un “constructor de reglas” que te permite establecer reglas para mostrar/ocultar campos o redireccionar a páginas distintas dependiendo de las respuestas que se escojan. Aunque tratan de hacerlo sencillo, realmente en esta parte se pone complicado y debes entender algo de programación y condiciones lógicas para manejarlo.
Para la cuenta gratis sólo puedes hacer tres formularios y recibir hasta 100 respuestas. A partir de ahí, los precios van desde 9.95$ hasta 199.95$ por mes. La documentación y el soporte sólo están en inglés.
Me gusta bastante la opción que tienen para configurar formularios de cobro. Tienen integración con Paypal, Braintree, y un montón de otras empresas de manejo de tarjetas de crédito. Ellos no ofrecen el servicio directamente, pero si ya tienes una cuenta con alguno de estos servicios es muy cómodo crear el formularios con Wufoo.
Para formularios sencillos en los que requieras adaptar la apariencia y manejar validaciones más complejas, Wufoo es muy bueno. Para necesidades más complejas requieres experticia para configurar las integraciones. Cómo se dedican exclusivamente a los formularios, para hacer cualquier otra cosa (como manejo de listas de correo, administración de contactos, etc) debes integrarte con otros servicios.
Zenkiu
El manejo de formularios que ofrece Zenkiu es parte de un servicio más completo. Los formularios se ofrecen integrados con un manejador de sitios web, administración de contactos y manejo de listas de correo.
Para diseñar los formularios tienes a disposición los campos que puedes arrastrar-y-soltar en una interface intuitiva. Cuentas con unas plantillas con los formularios más usados y puedes agregarlos a tu cuenta con un sólo click. Para compartirlos puedes usar el URL que se genera o puedes publicarlos directamente en tu sitio web con un sólo click. Automáticamente te crea una página con el formulario incluido, con la ventaja que tiene la misma apariencia que el resto del sitio.
Estos formularios se ven correctamente en computadores, celulares y tabletas. Para administrar las respuestas debes ingresar directamente a la aplicación.
Se pueden hacer formularios normales, que reciben la respuesta y la almacenan. A diferencia de los otros, ofrecen la opción de manejar “solicitudes”, que deben ser respondidas en un tiempo determinado. Esto permite por ejemplo que se puedan hacer formularios para solicitar cotizaciones y que se cierran cuándo se envía la cotización. De esta manera se puede medir tiempo de respuesta y calidad de servicio.
La fortaleza de Zenkiu radica en la integración entre el web site, la administración de prospectos y el manejo de los formularios. Está orientado a empresas pequeñas y medianas que quieren tener en un sólo sitio toda su presencia en internet y no quieren estar haciendo integraciones entre varios sistemas.
Los formularios son multi idioma. La aplicación se ofrece en inglés y español. La documentación y el soporte se ofrece sólo en español.
Se ofrece una opción gratuita con ilimitados formularios, ilimitadas respuestas, pero con un límite de 100 personas registradas. Despues de ahí los precios van desde 30$ hasta 120$ por mes.
Gracias a Yohany Flores por compartir conmigo la investigación sobre formularios 😄
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