La definición más obvia de asistente virtual es una persona que te ayuda en internet. Tranquilo, al principio también pensé que se trataba de un robot o un programa de computadora que hace un montón de tareas por ti, de hecho también existe ese tipo de asistente, tal es el caso de Siri de Apple o Alexa de Amazon, hasta Wikipedia define a los asistentes virtuales como softwares de ayuda.

Sin embargo hoy vamos a hablar sobre esos asistententes virtuales que son de carne y hueso. Se trata de un profesional que cumple con una determinada tarea en un área específica. Los asistentes más comunes se dedican a tareas relacionadas con:

• Contabilidad Se encargan de comunicarse con los proveedores para concretar pedidos, realizan presupuestos y envían las facturas. El reclamo de los pagos también es una de las tareas que más realiza este tipo de asistente virtual.

• Diseño gráfico Cuando se trata de diseñar un logo o imágenes originales para tus contenidos o página web puedes contratar a un asistente virtual que sepa de diseño gráfico y mejor aún si conoce sobre diseño web, éste podría administrar tu página web y mejorar su apariencia visual.

• Traducción y transcripción Cuando tienes clientes internacionales o aliados que no se comunican en el mismo idioma que tú, conocer qué dicen sus correos o solicitudes será más fácil con un asistente bilingüe. Traducirán toda la información que requieras para comunicarte con tus prospectos o bien para cuando necesites hacer posts en otros idiomas.

• Marketing Este tipo de asistente virtual se encarga de tu marketing digital como tus gestiones de email, crear y enviar boletines o anuncios con el sello de tu empresa, redactar posts para tu blog, hacer más atractiva tu página web. puede trabajar en conjunto con un diseñador gráfico para comenzar a atraer clientes hacia tu sitio web.

• Gestión de redes sociales Son los conocidos community managers y se encargan de compartir tus contenidos por las redes sociales y de gestionar tu comunidad virtual. Construye tu identidad digital y la acompañan de la personalidad que define la marca.

Actualmente un asistente virtual se le reconoce por cumplir con responsabilidades en una empresa siendo un empleado externo, algo así como un freelancer. Muchas veces son confundidos por asistentes personales, pero en realidad solo se ocupan de esa área en específico. Tienen una gran ventaja que es ofrecer sus servicios a distancia, ya que todo su trabajo se desarrolla en diversas plataformas en internet.

¿Cómo trabaja un asistente virtual?

Los asistentes virtuales tienen un modelo de negocios independiente. Se trata de un emprendimiento donde la persona pone a la orden su asistencia en la web, ayudado muchas veces por su amplio conocimiento y experiencia con trabajos anteriores.

Como se trata de un trabajo desde casa suelen trabajar para diferentes empresas o bien, contar con una agencia de asistentes virtuales donde existe un equipo de trabajo o una persona encargada de las tareas de varias compañías.

La ganancia como asistente virtual varía mucho, hay personas que dedican todo el tiempo a ser asistentes virtuales o lo comparten con un trabajo común de medio tiempo u otras actividades. De hecho la comunidad de Workana realizó una encuesta dirigida a freelancers donde se obtuvo que un 43% trabajaban a tiempo completo como freelancers y un 57% compartían su tiempo con otras actividades.

Ventajas de tener un asistente virtual

1) Tiene experiencia

Los asistentes virtuales abundan en internet, muchos de ellos son estudiantes o personas que han decidido trabajar para sí mismos y ya cuentan con un gran historial de experiencia con otras empresas que te puede ayudar.

Adicionalmente, a partir de su trabajo tan versátil tendrá las habilidades necesarias para hacer justo lo que necesitas y no dejará nada al azar. Recuerda que un asistente se adapta a la empresa con la que trabaja y esa capacidad de adaptabilidad se acoplará perfectamente con lo que le pidas.

La experiencia es mayor cuando se trata de un asistente virtual especializado, como aquellos que siempre han trabajo con el diseño web o las analíticas en la red.

2) Trabaja desde casa

Esto significa que no deberás desalojar una oficina para que trabaje y los horarios son más flexibles. Estas características permiten que adaptes los deadlines o entrega de tareas con tu disponibilidad y la comunicación será propicia por distintos canales.

Muchas veces trabajar con una plataforma digital también deja a la vista el desempeño de los asistentes virtuales, cuáles son las tareas que ya completó, en cuáles está trabajando, puedes comentar o hacer correcciones en tiempo real, etc. Por ejemplo, en nuestra plataforma de envíos de Zenkiu las tareas de tus colaboradores quedarán registradas y puedes supervisar para mejorar el trabajo en equipo, en la plataforma de envíos tus asistentes también podrán pedir opiniones de los correos antes de enviarlos para que garanticen los mejores resultados.

3) Contrata por temporadas

Tal vez tu equipo de trabajo ya esté completo y funciona todo bien tal y como está. Sin embargo hay ocasiones en las que necesitas un suplente o alguien que te ayude con algo cuando los demás ya están saturados de tareas. Ahí entran los asistentes virtuales, con esta ventaja puedes establecer contratos por temporadas o un tiempo específico, ideal para cuando alguien de la oficina se le presente alguna situación en la que tenga que faltar como accidentes, vacaciones, reposo postnatal, viajes de negocios, etc.

4) Dedícate a tus clientes

Cuando emprendes es común que tanto tú como tu equipo de trabajo se dediquen a tareas que no corresponde con la labor principal del proyecto. Contratar un asistente virtual te ahorrará mucho tiempo para dedicarte a lo que realmente quieres hacer: captar más clientes.

Así mismo, también hay asistentes que pueden hacer esta tarea por ti si estás muy atareado cerrando negocios importantes, no significa que dejes de lado a tus clientes del día a día. Un asistente virtual puede atender tus correos de solicitudes y captar a los clientes en un tiempo estimado para lograr una compra.

También pueden manejar tus redes sociales y responder a las preguntas de esos prospectos que llegan por el chat de Facebook, Hangout o en los comentarios. Igualmente pueden ser de utilidad en servicio de atención al cliente virtual como en un chat directo desde tu página web o como es conocido “chatbot”

5) Atención a cualquier hora

Esta ventaja está bastante relacionada con la anterior, tus clientes estarán mejor atendidos ya que al momento que escriban al correo tendrán respuesta de inmediato. El tiempo que te tardes en responder a estas solicitudes es muy valiosa para mantener la atención del cliente en tu producto. Si ve que lo haces esperar buscará otra opción.

Incluso esta tarea tan sencilla pero importante es competencia de un asistente virtual, podrás atraer más clientes, mantener contentos a los que ya tienes y garantizar un servicio de atención a cualquier hora y desde donde sea.

6) Organiza tu tiempo

Cuando cuentas con un asistente virtual que te ayude a atender los clientes que llegan por distintos campos de la web, tienes más chance de organizar tu tiempo y dedicárselo a quien vale la pena. Además los asistentes virtuales pueden organizar y llevar un seguimiento de tu agenda para que no te pierdas de ninguna reunión o evento. Puede asignar citas o cambiar las fechas de tus compromisos.

7) Resolver problemas técnicos

Si tu computadora necesita un nuevo programa o se presenta algún problema técnico puedes contratar a un asistente virtual que te ayude paso a paso a solucionarlo.

Te preguntarás “¿Por qué usar un asistente virtual cuando solo puedo llevar la computadora a un taller de servicio técnico y que lo hagan por mi?”. Te diré por qué:

• Podrás resolver el problema más rápidamente.
• No tendrás que esperar “tu turno” en un taller de servicio técnico.
• Te ayudará en casos urgentes.
• Es de bajo costo.
• No tienes que moverte de tu oficina.

Aunque muchas veces estas ventajas no convencen a aquellos que temen dañar aún más sus máquinas, sin embargo suele ser de mucha utilidad para resolver problemas técnicos sencillos y que pueden retrasar cualquier trabajo que se esté realizando.

8) Ahorras

Aunque no lo creas un asistente virtual te saldrá más barato de lo que piensas, ya que al trabajar de forma externa en tu empresa está libre de los gastos que supondría un empleado común. Por ejemplo cuando se trata de equipo de oficina como escritorios, impresoras, etc. Incluso ocupar una nueva oficina o mudarte a lugar más grande no serán ningunos de tus problemas. Al trabajar desde casa, estos amigos te están ahorrando una cantidad considerable en todos esos artículos.

De la misma manera, los asistentes virtuales pueden estar disponibles en diferentes horarios o trabajar por horas. Esto te da la oportunidad de pagar solo por una cantidad de tiempo específica sin tener que fijar un salario quincenal o mensual. Muchos asistentes también cobran por tareas realizadas.

Otras obligaciones como lo son las prestaciones al empleado no será problema para ti, ya que estableces un contrato de trabajos externos y no te ocuparás de mantener este tipo de obligaciones. En este caso, esta ventaja es de gran alivio cuando estás emprendiendo y necesitas ahorrar todo lo que puedas y lograr tus objetivos.

No olvides suscribirte a nuestro boletín de Nerdumarketing para que recibas un montón de contenido de valor sobre marketing digital.