Email Marketing para actividades de cobranza
¿Se puede emplear el Email Marketing para las actividades de cobranza de una empresa? Utilizar plantillas de cobranza durante una campaña de Email Marketing es una de las formas más efectivas y rápidas de recordarle a los clientes que están afiliados a algún servicio, que deben pagar pronto o cancelar una deuda.
Cabe destacar que no todas las marcas utilizan el mailing para este objetivo; enviar correos con promociones, formularios de suscripción, tablas de precios, información sobre la empresa y cualquier otro es lo común en las estrategias de Email Marketing. Utilizar el Email Marketing para este objetivo puede generar un cambio significativo en el proceso de cobranza de una empresa, pero antes de implementarlo se debe tomar en cuenta varios factores.
Qué hacer antes de usar el Email Marketing para actividades de cobranza
Si algo se ha demostrado en los últimos años, es que el Email Marketing es una apuesta segura para las empresas. Sin embargo, como el término es muy amplio, en ocasiones es difícil saber si realmente puede funcionar para una determinada tarea, y ese es el caso de la cobranza de una empresa. Gracias a la flexibilidad de las campañas de mailing, las actividades de cobranza también se pueden manejar a través del envío de correos electrónicos, pero siempre y cuando se haga de la forma correcta. ¿Esto qué quiere decir? Que la tasa de recuperación no aumentará si la campaña sólo incluye recordatorios o avisos sobre el pago vencido de un servicio.
Es por ello que, el primer paso para obtener éxito aplicando el Email Marketing en el proceso de cobranza es definir las estrategias de acción, es decir, los pasos a seguir en un determinado caso. Por ejemplo, definir el formato de un correo electrónico para avisar sobre una deuda vencida.
Por otro lado, también hay que tomar en cuenta que cuando se está operando por Internet, es difícil determinar cuáles serán las acciones de los clientes, y cuando se está llevando a cabo una campaña de Email Marketing, siempre se corre el riesgo de que los correos terminen como spam o en la basura.
Es imposible predecir las acciones de los clientes, pero si hay una forma factible para persuadirlos, ya sea por medio de un seguimiento constante o por el envío de alertas para advertirles que si no pagan las deudas que poseen, sufrirán las consecuencias –esto último depende de las políticas y términos de la empresa; algunas de ellas pueden penalizar a los clientes morosos con cargos extras para sus próximas compras o incluso la cancelación de su suscripción en caso de que la compañía opere por Internet.
Ahora bien, para evitar que los clientes caigan en una marea de correos electrónicos de recordatorio, es necesario establecer un seguimiento de cada cliente por separado. Esto le permite a la empresa predecir qué tipo de acciones puede tener un cliente en base a su historial, ya sea porque ha generado deudas, retraso en los pagos o porque es un cliente nuevo –los clientes nuevos son los más impredecibles de este grupo, pero si se aplica una estrategia sólida desde el inicio se puede evitar cualquier problema a mediano o largo plazo.
Lo segundo que hay que hacer es contar con una herramienta que facilite la gestión de correos electrónicos, como es el caso de Zenkiu. Las herramientas para gestionar las campañas de mailing son clave para aumentar la tasa de recuperación, puesto que se puede programar el envío de correos electrónicos con el objetivo de recordarle a los clientes que tienen una deuda pendiente o que ya se acerca el pago de un servicio. A través de este programa también se puede determinar el número de correos electrónicos que se le enviarán a un determinado grupo de clientes al mes. Esto último, con la finalidad de clasificar a los clientes por grupos: los que pagan mensualmente sin tardanza, los que tardan en pagar y los que ya tienen una deuda vieja.
Una vez que se ha definido los tipos de clientes que tiene una empresa, es hora de diseñar el concepto de los correos electrónicos que serán emitidos a estos. Diseñar un correo electrónico para cobrar no es difícil, pero tampoco fácil. Con herramientas como Zenkiu se pueden obtener plantillas gratis que facilitan el proceso de diseño gráfico, de modo que sólo se tenga que crear el contenido que tendrán los correos a enviar y los elementos que se adjuntarán, como el logotipo de la empresa, un mensaje personalizado saludando y emitiendo la información, entre otras cosas.
Lo que se busca es que una vez que el cliente lea el correo electrónico, sepa que la empresa está al tanto de su situación, que han hecho un seguimiento del caso y que por medio del correo electrónico pueden acceder fácilmente al medio de pago. Es por ello que se recomienda incluir enlaces para direccionar al cliente a la página web o también incluir formularios donde el cliente puede ver las fechas de pago, los aumento realizados del servicio y cualquier otra información que sea de utilidad para él. Puesto así, a continuación, se hablará de las distintas maneras que se pueden emplear para hacer cobros usando el Email Marketing.
Maneras de cobrar usando el Email Marketing
No hay una fórmula establecida para hacer correos electrónicos de cobranza, sin embargo, las maneras de cobrar comunes, como enviar notificaciones, avisos, mensajes de texto y cualquier otro, pueden servir de guía para diseñar un correo para cobranza.
Ahora, con el mailing lo que se busca es que los correos cumplan con su objetivo: hacer que los clientes paguen. Por ende, hay ciertas maneras de cobrar usando el Email Marketing que pueden ser de mucha utilidad si se desea aumentar la tasa de recuperación. He aquí las formas más efectivas que se pueden aplicar, ya sea usando un gestor de correos electrónicos como Zenkiu o de forma manual, cuando una o varias personas son las encargadas de hacer los envíos de correos.
Avisos: los avisos son la mejor forma de notificarle al cliente que la fecha de pago está próxima o ya culminó. Estos correos pueden incluir varios elementos, pero se recomienda que únicamente incluya texto. Cabe destacar que en el texto se deberá especificar los datos personales del cliente (nombre, apellido y servicio/producto a pagar) y la información referente a la deuda pendiente.
Advertencias: los correos de advertencia suelen ser enviados únicamente a los clientes que llevan mucho tiempo sin pagar sus deudas, pero también a aquellos que llevan tiempo sin contestar los correos electrónicos o que han realizado una actividad sospechosa dentro de la plataforma.
Actualización de datos: si hay un cambio en los métodos de pago o en la tarifa de los servicios o costo de los productos, los correos serán uno de los medios más viables para notificarle a los clientes sobre la actualización de datos. En estos es de vital importancia mencionar los costos e incluso avisar sobre la diferencia que deben pagar los clientes en un determinado servicio.
Cobro: el proceso de cobrar cada vez se está modernizando, y por suerte en los correos electrónicos se pueden incluir formularios para que los clientes selecciona el servicio que desean pagar y de inmediato serán redirigidos a un enlace en la plataforma donde podrán concretar el pago.
El proceso de cobro suele ser tedioso y estresante, pero con la ayuda de una campaña de mailing flexible y optimizada, es posible minimizar el tiempo de trabajo, llevar un control de los clientes que han pagado y los que no, e incluso aumentar la tasa de recuperación de dinero considerablemente.
