Al comenzar un negocio o proyecto nos enfrentamos con problemas diversos y recursos muy limitados. Sin importar el tipo de negocio en que estemos es importante que le dediquemos tiempo para atraer clientes. El problema es que otras actividades pueden llevarnos a dejar de último nuestras tareas de mercadeo.
El tiempo que le dediquemos a atraer clientes nos permite establecer el rumbo que va a tener el proyecto. Si dejamos que otras urgencias nos desvíen estamos comprometiendo nuestra visión y corremos el riesgo de terminar en algo que no queríamos hacer.
De conversaciones con otros emprendedores he recopilado 9 formas en que puedes hacer rendir tu tiempo para mantener tu negocio en el rumbo que quieres.
#1 Multiplica el Tiempo Invertido
Dependiendo de tu negocio, una gran parte de tu tiempo se puede consumir escribiendo correos, propuestas, cotizaciones y otros tipos de documentos para tus clientes. Estás invirtiendo todo ese tiempo y vas a obtener sólo una lectura. Supongamos que te toma escribir una hora para que un cliente lo lea. Esta hora sólo la puedes aprovechar sólo una vez.
En cambio si escribes este mismo correo en forma de artículo para tu blog, ésta misma hora se va a multiplicar por tantas personas como vean este artículo en la web. Si lo ven 10 personas tu tiempo se va a multiplicar por 10. La hora que invertiste ahora tiene como retorno 10 veces mas que cuándo lo escribes para una sola persona.
Es aún más dramático cuándo piensas en las reuniones. En una gran parte de las reuniones respondes preguntas similares a diferentes clientes. Con un poquito de preparación puedes tomar estas preguntas y generarlas como vídeos individuales. Es muy sencillo hacerlo incluso con tu teléfono inteligente. Una vez que los tienes listos puedes enviárselo a tus clientes que lo podrán ver una y otra vez.
Si aún necesitas tener la reunión en persona puedes aprovecharla para profundizar más en el conocimiento del cliente o avanzar en la negociación, ya que las preguntas generales fueron respondidas. En vez de invertir el tiempo y utilizarlo una vez aquí el tiempo invertido lo reutilizas una y otra vez.
En ambos casos la multiplicación del tiempo invertido logra otro objetivo muy importante. Otras personas que nunca han oído hablar de tu empresa, pueden llegar a tu empresa gracias a Google. Cuándo buscan soluciones a los problemas que tienen tus artículos o vídeos sirven de puente. Le ayudan a resolver sus problemas y generan confianza en tu empresa.
#2 Divide los proyectos en tareas discretas
Hay un chiste popular entre los desarrolladores de software. El gerente del proyecto pregunta:
– Cuánto avance llevamos?
– 90%
– Y cuánto falta?
– 90%
Cuándo tenemos grandes proyectos corremos el riesgo de engañarnos con el estatus real. Creo que es más productivo dividir el proyecto en tareas discretas y medibles. Me gusta pensar en tareas “binarias”. Tareas que están hechas al 100% o tienen 0% de avance.
Para calcular el avance del proyecto simplemente evalúas cuántas tareas están hechas al 100% y ya sabes qué tan avanzado va el proyecto.
Esto es especialmente útil en proyectos creativos que tienden a ser difíciles de medir. Con estas tareas discretas es más sencillo establecer fechas tope y cumplirlas sin ambigüedades.
Por ejemplo en vez de tener un proyecto como “planificar campaña de promoción” puedes picarlo en tareas más específicas como:
- Hacer artículo para la página web
- Definir nuevos precios
- Definir condiciones
Además tienes el beneficio que puedes compartirlo con otras personas en tu equipo. Cuándo lo dejas como un sólo proyecto es frustrante ver que no tienes progresos hasta que se termina. Al dividirlo en tareas sencillas ves el avance rápidamente evitando la frustración y la ansiedad.
#3 Automatiza el Acompañamiento
Cada vez que tenemos un prospecto interesado invertimos un tiempo importante en acompañarlo. Este acompañamiento puede ser en la forma de reuniones, llamadas, propuestas o correos. Cada una de estas actividades te quita tiempo para otras tareas y te saca de foco.
Un truco muy potente para mejorar tus resultados es automatizar el acompañamiento hasta cierto punto. Obviamente no puedes automatizar las reuniones presenciales, pero si puedes automatizar todo el envío de información. Puedes usar secuencias de correos automatizados que envíen información en respuesta a solicitudes del cliente.
Por ejemplo si enviaste una cotización, puedes tener una secuencia como esta:
a) Enviar correo a los tres dias verificando la recepción
b) Enviar una nota de recordatorio a los 10 dias
c) Enviar un correo indicando que la oferta expira en 5 dias
Esta automatización puedes hacerla con herramientas como Zenkiu, aunque también puedes llevarla en tu agenda como citas en el futuro. Solamente dejar de pensar en estas actividades y programarlas con anticipación te va a dar más tiempo.
Y otra cosa que ganas: puedes probar cuáles secuencias son más efectivas e ir mejorando tus comunicaciones con el tiempo.
#4 Ponle Valor a las señales de los Clientes
El interés de los clientes se puede deducir de las señales que te dan. Mientras más decidido esté un cliente a comprar más rápido suceden las comunicaciones, más rápidamente responde a tus correos, más llamadas te realiza.
Si tomas en cuenta esta señales puedes dedicarle tu tiempo a los que más interesados estén y dejar de invertir tiempo persiguiendo a los que no tienen interés real.
Dependiendo de la cantidad de prospectos que tengas esta valoración se puede llevar en papel. Lo importante es entender que no todas las personas tienen el mismo nivel de interés y por tanto no es necesario dedicarle la misma cantidad de tiempo. Esta valoración de las señales del cliente te evita frustraciones y te permite dedicarle más tiempo a las personas que realmente aprecian tu ayuda.
#5 Aprovecha tu momento más productivo
Algunas personas son mañaneras, otras son más productivas en la tarde. Algunas son extremadamente más productivas en la madrugada. Cada persona tiene su propio ritmo, pero todos tenemos algunas horas en que somos más productivos.
Para lograr la mayor productividad es importante concentrar las actividades que requieren mayor concentración en esa franja de tiempo. Y dejar las horas de menor rendimiento para actividades con menor profundidad, como hacer llamadas rutinarias, chequear Facebook o responder emails.
A muchas personas les resulta mejor la mañana. Si aún no sabes cuál es tu franja más productiva, puedes comenzar probando con las primeras horas de la mañana. Es una prueba muy sencilla: programa una semana para hacer las tareas de mercadeo justo al comenzar el día. Toma la primera hora para concentrarte en tu estrategia de mercadeo. O para escribir artículos en el blog.
Anota cuánto tiempo te toma terminar cada actividad. Y la siguiente semana prueba hacerlo en la tarde. Compara los resultados y ya tendrás una buena noción de cuál es tu tiempo más productivo.
Lo más importante es que no desperdicies este super-tiempo con actividades sencillas que no requieren de la máxima concentración.
#6 Más foco y Menos Prioridades
Es una verdad como el cielo que el día tiene sólo 24 horas y que como máximo, podemos aprovechar 8-10 horas por día para mantenernos sanos. Cuándo establecemos nuestra lista de pendientes muchas veces nos olvidamos de esta realidad y metemos un montón de tareas que es imposible hacer en el tiempo que tenemos.
Cuándo nos enfrentamos a esta lista cuasi infinita de tareas asumimos que el problema es de orden. Que debemos establecer prioridades. Nos imaginamos que si están ordenadas por prioridades SI podemos hacerlas todas.
El problema es que con prioridades o sin ellas tenemos el mismo tiempo cada día. A parte de todas las tareas que definimos ahora tenemos otra tarea: debemos establecer las prioridades. Establecer prioridades en una lista muy larga toma tiempo.
Entonces pasa algo perverso. Después que invertimos un montón de tiempo estableciendo las prioridades, llega el final de la semana y nos damos cuenta que no pudimos hacerlas y que debemos hacer de nuevo la priorización.
Para mí la solución es más sencilla. Tenemos que reducir la lista de tareas. Hacer que entren en el tiempo que tenemos. Para mí el foco es una estrategia más productiva que establecer las prioridades.
El foco implica que nos concentramos en unas tareas. Pero lo más importante del foco es que decidimos cuáles actividades NO vamos a hacer. Realmente creo que la mejor forma de aprovechar mejor tu tiempo es aprender a decir que no. Así nos evitamos la ansiedad de tener un montón de tareas por hacer. Esta angustia muchas veces incluso nos afecta tanto que nos paraliza.
Haz la prueba: la próxima vez que pienses en tus pendientes, simplemente elimina todos aquellos que no se requieran hacer para tus objetivos más importantes. El resto de las tareas busca que las haga una persona contratada para hacerlas. Si el costo de contratarlo es mayor al beneficio que vas a percibir entonces debes eliminarla. Si no ayuda a tus objetivos y además es más costosa que el beneficio que se obtiene no tiene ningún sentido hacerla.
#7 Usa el tiempo en bloques
En el día a día nos vemos abrumados por todas las actividades por realizar. Es muy fácil ser interrumpido. Las actividades de mercadeo muchas veces requieren que nos concentremos para lograr los resultados buscados.
Especialmente cuando estamos planificando o queremos resolver problemas complejos necesitamos dedicarle nuestra concentración completa por largos periodos de tiempo. Una técnica que funciona muy bien es pensar en bloques de tiempo. Imagina que picas tu tiempo en bloques de 45 minutos. Durante esos bloques te concentras sólo en una actividad.
(Esta idea está mucho más desarrollada en la “Técnica Pomodoro“)
Durante ese tiempo no revisas tu correo, no miras Facebook. Y tratas de no contestar el teléfono. Después de cada bloque haces las actividades que requieren menor concentración por unos 15 minutos o media hora. Y luego vuelves a comenzar otro bloque de 45 minutos.
Al principio te va a dar un poco de angustia estar dedicado a una sola actividad pero al final del día vas a tener avances importantes en las tareas estratégicas. Te vas a dar cuenta que el mundo no se acaba por dejes de prestarle atención en esos minutos.
Además te vas a dar cuenta que te disminuye el estrés. Una de las situaciones que genera más ansiedad es saber que tienes que hacer un montón de cosas. Y esa angustia impide que puedas avanzar. Y llegas al final de la semana con más angustia por que ahora tienes más tareas y una semana menos.
Concentrándote durante un bloque de tiempo sólo en una actividad vas a tener resultados claros y tareas que puedes eliminar de tu lista de pendientes.
#8 Establece rutinas sagradas
A mi me funciona establecer algunas rutinas que trato de mantener todo el tiempo. Por ejemplo, utilizar todos los lunes en la mañana para grabar los vídeos del canal de Youtube. Se me hace fácil por que ya sé que todos los lunes tengo bloqueado ese tiempo. Así que en mi mente aparto ese tiempo y evito asumir compromisos o cuadrar reuniones en esos momentos.
Es muy fácil posponer las tareas de mercadeo para los momentos en que no tenemos nada que hacer. Con esto sólo logramos hacerlo cuándo estamos agotados o simplemente no encontrar el tiempo nunca. Dejamos que nuestras prioridades sean controladas por las interrupciones o las urgencias de otras personas.
La planificación o ejecución de las actividades de mercadeo son claves para tu empresa. Dale la importancia que se merecen asignando un tiempo adecuado. Trata este tiempo como si fuera una reunión con un cliente muy importante.
#9 Aprovecha el tiempo de espera
No importa que tan ordenado seas. No importa cuanto planifiques tu agenda. Siempre vas a tener momentos en que estas esperando. A lo mejor en el dentista. A lo mejor con un cliente. A lo mejor en un taller mecánico.
Para esos momentos siempre ten a mano alguna actividad que hacer. Yo los utilizo para avanzar en artículos del blog. Lo escribo directamente en el celular y así no tengo el riesgo de perderlo.
Con un poquito de preparación, puedes aprovechar esos tiempos de espera para:
- Leer algún libro de mercadeo
- Avanzar en un curso en línea
- Escribir artículos para tu blog
- Participar en las redes sociales a nombre de tu empresa
- Verificar la lista de pendientes para tus planes de mercadeo
De esta manera aprovechas mucho mejor tu tiempo y te quitas estrés al llegar a tu oficina. Y de paso, estas de mejor humor con la persona que te hizo esperar.
En Imolko podemos ayudarte a manejar tu tiempo de una manera más eficiente y lograr mejores resultados en tus planes de mercadeo. Suscríbete a nuestro boletín para mantenernos conectados.
