El CRM automatizado no es solo para e-commerces, de hecho se puede automatizar la gestión de la relación con el cliente en casi cualquier tipo de negocio, incluido las escuelas o instituciones educativas.
Es una forma excelente de deshacerse por fin de esos libros de registros y nuevos ingresos, incluido esas tablas de excel que deben hacerse a mano. Con un sistema de CRM incluso se pueden ahorrar las llamadas a cada uno de los aspirantes o prospectos de ingresos, a través de un buen marketing automatizado, el trabajo se hará casi por si solo.
Veamos qué más se puede hacer con un CRM dirigido a alumnos:
Ventajas de usar CRM automatizado para alumnos
Las instituciones educativas, tanto públicas como privadas, juegan un papel muy importante en la sociedad, en pocas palabras forman a los profesionales del futuro, pero también deben ser tomadas en cuenta como un modelo de negocio, y como tal, deben ir a la par de los avances tecnológicos para empresas que mejorarán su gestión y sus ventas.
Esto implican fijarse más en cómo se trabaja el marketing y gestión de clientes a través de internet, de hecho, existen un montón de herramientas en la web como Zenkiu que se especializan en marketing automatizado, usar una de estas plataformas no solo evitará que los prospectos tengan que acercarse a las instalaciones para tener toda la información que desean, también abre las puertas a un mundo de posibilidades en mercadeo.
1) Gestión Online
Muchos sistemas de CRM para gestionar alumnos se pueden usar online, por lo que no necesita de instalaciones largas y complicadas. También son muy intuitivos por lo que no hará falta un manual para aprender todo desde cero, y además suelen ser muy baratos. Esto también depende de la cantidad de contactos (o base de datos de alumnos) que se maneje.
El que los sistemas de CRM sean online también brinda la ventaja de que pueden ser manejados desde cualquier sitio, sin necesidad de estar en el plantel o en la oficina de la escuela para poder revisar la gestión con los alumnos.
2) Llevar un historial de actividades
El historial de actividades dentro de los sistemas de CRM son algo maravilloso, ya que así se tendrán documentadas las etapa de inscripción de cada alumno, o por lo menos su avance en el proceso de inscripción, y de forma totalmente automática. Por ejemplo, si se utiliza el email marketing para atraer a los alumnos, el CRM puede ingresar los datos al historial, sería algo así: “Fulanito abrió el correo del curso de verano”.
Posteriormente, si fulanito abrió ese correo y se interesó por el curso, entonces realizará alguna acción, como solicitar una cotización, horarios, etc. Esto también se quedará registrado en el historial de actividades, lo que es muy útil para verificar el estado del posible ingreso y qué se puede hacer para convencerlo.
3) Conocer mejor a los alumnos
Una de las cosas que más preocupa a las instituciones, especialmente las universitarias, es la conexión que pueden llegar a tener con los alumnos, para conocerlos mejor y no basar las estrategias en suposiciones. Un sistema de CRM permite conocer mejor al alumno, saber cuáles son los temas que les interesan, las carreras que más les atrae, incluso el método de aprendizaje que prefieren.
Toda esta información puede servir para realizar eventos, talleres e incluso mejorar el pensum de cada materia y las clases. Esto sin duda hará que el alumno se sienta más interesado por su curso o carrera, así como entablar una buena relación con las autoridades y profesores.
4) Realizar encuestas
Para los planteles educativos es necesario llevar encuestas dirigidas a los alumnos que les permita recoger información que puedan utilizar a su favor, un ejemplo de esto son las típicas encuestas para la evaluación al profesor.
Con un sistema de CRM se pueden realizar estas encuestas segmentando a los alumnos, por grado, sección o materias, una vez segmentado el grupo se puede realizar un envío con la encuesta y así conocer los resultados más notorios en las estadísticas.
Zenkiu es muy bueno en esa parte por que además de tener el CRM también puede segmentar, etiquetar, hacer envíos masivos, crear formularios o encuestas y visualizar estadísticas en tiempo real. Mira todas sus características aquí.
5) Solicitudes del alumno
Cada semestre, o cada año nuevo en una carrera, o en bachillerato, la institución debe asegurarse de que los estudiantes regresen, y no decidan cambiarse de colegio por razones que no se pueden prevenir. Es posible que esto ocurra muy pocas veces, pero en las universidades incluso se pueden clausurar carreras por no tener el mínimo de estudiantes requeridos cada semestre.
Para evitar esto, el CRM puede ayudarnos a llevar un control más cercano con esos estudiantes, se pueden enviar solicitudes de inscripción, horarios convenientes, y más. Algo que podrá recibir en su correo personal al que responderá sin esperar a que se acerque a la oficina de control de estudios.
