Cuándo se arranca con un emprendimiento, llámese empresa, negocio o proyecto nuevo, es necesario hacer un montón de cosas que nos distraen del objetivo principal. Cómo diría mi abuela “el diablo está en los detalles”.
Uno quiere dedicarse a aprovechar la oportunidad que detectó pero se encuentra con que gran parte del tiempo estás haciendo otras cosas. Desde llevar las cuentas. buscar proveedores, transmitir tu visión a otros colaboradores, hacer diligencias… todo menos lo que te motivó a emprender.
La razón fundamental por que la que comencé a trabajar en Imolko es por que me parece que hay una brecha muy grande entre los empresarios en latinoamérica y los de los países más avanzados. Aunque en ambos casos los emprendedores generan la mayor cantidad de empleo, la diferencia en productividad es abismal. Las empresas de menos de 200 personas generan el 90% del empleo en ambos casos, pero la productividad por cada persona empleada es 20 veces más baja en latinoamérica.
Es decir, que cada persona trabajando en USA, por ejemplo, produce 20$ una persona en latinoamérica produce 1$. Esta diferencia se debe a muchísimos factores (culturales, sociales, institucionales, etc) pero yo creo que la forma más fácil para aumentar la productividad es la apropiación de tecnología.
En latinoamérica la adopción de tecnología por parte de las empresas con pocos empleados es muy muy baja. Pocas empresas aprovechan la tecnología para disminuir los costos o aumentar la eficiencia. Y aún menos empresas utilizan tecnología para atraer clientes o prestar un mejor servicio.
Abrazar la Tecnología
Mucha gente piensa que los emprendedores en latinoamérica son personas que tienen aversión a la tecnología. Como si tuvieran miedo al cambio.
Yo creo que el emprendedor que se decide a montar una empresa o abrir un negocio es una persona que tiene una inclinación natural por cambiar su entorno. Una persona que tiene miedo de los cambios simplemente no emprende.
Lo que he aprendido en estos años es que el emprendedor es muy “austero” con los cambios qué va a realizar. Una vez que ha comenzado su viaje de emprendimiento tiene tantos retos que necesita escoger muy bien en qué va a dedicar su tiempo. Y si percibe que algo no le brinda los beneficios rápidamente simplemente lo ignora.
Me parece que el problema del emprendedor con la tecnología está relacionado con desconocimiento de las ventajas que le ofrece a su negocio. Es como si la tecnología fuera algo muy alejado de sus necesidades. También sucede el caso que se percibe que la tecnología es muy costosa que siempre requiere grandes inversiones.
Creo que la tecnología ayuda enormemente a enfrentar los problemas de un nuevo proyecto, y que además no requiere grandes inversiones. Hoy en día existen muchas opciones que son gratis, o que ofrecen planes gratuitos para comenzar. En ambos casos ofrecen excelentes opciones para que el emprendedor pueda arrancar su negocio y enfocarse en aprovechar las oportunidades que vió en su entorno.
Como una guía para emprendedores que quieren aprovecharse de la tecnología para potenciar su negocio creo que se pueden comenzar metiéndole tecnología a estas 5 áreas. En cada caso recomiendo una herramienta que se puede utilizar sin invertir nada al principio.
#1 Correo Electrónico
Esta es la más básica de las herramientas que debes usar. Bien utilizada te permite manejar las comunicaciones con tus clientes y proveedores de una forma muy sencilla. Tiene la ventaja que es “asíncrona”, es decir, que puedes revisar los mensajes cuándo tienes el tiempo, y no cuándo a la otra persona lo desea. A diferencia de las llamadas telefónicas te permite controlar tu tiempo.
Debes tener cuidado en tratar de manejar todo por el correo electrónico. Mucha gente se queja de que el correo le quita mucho tiempo y no los deja trabajar. Creo que se debe más a un uso errado del correo. Algunas de las otras herramientas que menciono más adelante te ayudan a usar mejor el correo, y no sobrecargarlo con tareas en las que no te ayuda.
Mi recomendación aquí va con un sistema de correos que te permita ver los correos sincronizados en computador, tableta y teléfono. Así puedes revisarlos en cualquier momento que tengas libre.
Yo personalmente uso Gmail porque la aplicación para el teléfono me parece muy buena y permite centralizar mi dirección personal y la de Imolko en un sólo programa.
#2 Documentos de Texto, Cálculo y Presentaciones
Desde hacer una carta, una presentación de ventas, o llevar las cuentas el uso de los programas de oficina te ayuda a operar mejor tu negocio. Hasta hace unos años había muy pocas alternativas a Microsoft Office y sólo tenías dos formas de obtenerlo: o pagabas la licencia o te ibas por el camino ilegal y lo pirateabas.
Hoy en día no existe ninguna razón para que no utilices un software legal que puedes obtener sin ningún costo. Yo recomiendo que uses una herramienta que te permita trabajar en línea y compartir los documentos con otros colaboradores. Puedes trabajar un texto entre varias personas o compartir una lista de tus gastos con el contador de tu empresa. Si además puedes trabajar en estos documentos directamente desde tu celular puedes trabajar cada vez que tengas un tiempito libre.
Mí recomendación aquí es que trabajes con Google Docs que además de ser gratis, te permite editar documentos desde cualquier aparato conectado a Internet y compartirlo con quién lo necesites.
Si prefieres trabajar con aplicación en tu computador tienes la opción de Open Office que funciona muy similar a Microsoft Office y no tiene ningún costo de licencia. Para compartir los documentos puedes usar Dropbox que es como un disco duro que funciona desde Internet.
#3 Sitio Web
Es un área que se deja de lado muchas veces. Muchos emprendedores piensan en un sitio web después de arrancar la empresa. Y muchos más ni siquiera lo piensan. A mí me parece un error no pensar inicialmente en tu sitio web porque te impide aprovechar el poder de ínternet para atraer clientes, mejorar la relación con tus clientes y optimizar tus procesos.
Lo más importante es que escojas una herramienta que puedas manejar fácilmente. El sitio web es tu puerta de conexión con los nuevos clientes. Aunque el diseño inicial lo puedes contratar el manejo diario no puedes encargarlo a personas fuera de tu empresa. Piensa que mientras más frecuente actualices tu sitio web más personas van a llegar a visitarlo.
Aquí puedes irte por una solución como WordPress.com que te permite tener tu sitio web sin ningún costo pero le coloca publicidad a tus páginas. En Imolko proveemos el servicio gratis hasta que logras una cierta cantidad de clientes con el sitio web. Creo que la interface que provee nuestro servicio es más orientada para personas sin conocimientos técnicos previos.
#4 Formularios Web
Los formularios web te permiten automatizar las peticiones que recibes (cotizaciones, preguntas, etc) de una mejor manera que el correo electrónico. Lo importante aquí es que sea muy sencillo de manejar y que además puedas compartirlo con varias personas. Las peticiones de tus clientes debes atenderlas consistentemente y monitorear todo el tiempo como lo estás haciendo.
Te recomiendo que uses una herramienta que esté integrada con tu sitio web. Tanto WordPress.com como [Imolko]() integran una forma para manejar los formularios web. En el caso de Imolko tiene incorporado el manejo de tiempos de respuesta que puede ayudarte a mejorar tu calidad de servicio.
Otra opción que puedes usar son los formularios de Google Docs que se integran directamente con una hoja de cálculo. Cada vez que alguien llena un formulario se coloca como una línea más en el hoja de cálculo.
#5 Pago de Servicios
Lamentablemente en Latinoamérica muchas empresas no tienen cuenta bancaria. Por distintas razones que van desde restricciones de los bancos hasta desconfianza o desconocimiento, muchas empresas se manejan sin utilizar el sistema bancario. Yo recomiendo hacer todo lo posible para tener tu cuenta bancaria no sólo por el manejo del dinero. Sobre todo lo recomiendo por que te permite hacer muchas diligencias directamente a través de Internet.
Si no haz abierto tu cuenta todavía busca un banco que te ofrezca la mejor herramienta de Banca en Línea disponible. Que te permita hacer pagos vía Internet a la mayoría de tus proveedores. El tiempo que se pierde haciendo diligencias para pagar luz, teléfono, y todos los servicios básicos, te distrae de tu foco principal y te quita el manejo de tu tiempo. Hacerlo por Internet es mucho más eficiente y te permite controlar mucho mejor tu tiempo.
Uno de nuestros clientes dedicado al transporte gana mucho tiempo al hacer los pagos de la gasolina directamente por Internet. Y no sólo tiempo; en vez de darle dinero en efectivo a sus chóferes y tener que controlar como se maneja el dinero hacen una sola transferencia a la cadena de estaciones de gasolina y se evitan todos los procesos manuales asociados.
Dependiendo de la empresa específica hay otras tecnologías que puedes utilizar. Pero al principio contar al menos con estas herramientas te va a ayudar a concentrarte en hacer crecer tu negocio y no perder tiempo en tareas repetitivas.
Si estás comenzando una empresa o quieres mejorar tu presencia en Internet, en Imolko estamos para ayudarte a hacer crecer tu negocio.
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